Do rejestrowania sprzedaży zobowiązani są przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż usług i towarów osobom fizycznym, nieprowadzącym działalności oraz rolnikom ryczałtowym. O momencie powstania obowiązku ewidencjonowania obrotów za pomocą kasy fiskalnej decyduje jednak limit sprzedaży. W bieżącym roku wynosi on 20 tys. zł. Po przekroczeniu tej kwoty podatnik musi rozpocząć rejestrację sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej.

Rozporządzenie Ministra Finansów zawiera listę działalności gospodarczych, w których podatnicy bez względu na wysokość osiąganych obrotów muszą stosować kasy fiskalne. Są to: dostawa gazu płynnego, dostawa sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, dostawa wyrobów tytoniowych, świadczenie usług przewozów pasażerów.

Zwolnieni z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, bez względu na limit, są natomiast podatnicy, którzy zajmują się m.in. usługami telekomunikacyjnymi, finansowymi oraz prawnymi.

Jeśli podatnik przekroczy limit 20 tys. zł obrotu, musi zainstalować kasę fiskalną. Podatnik traci prawo do zwolnienia z tego obowiązku po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczył limit obrotów. Kasa fiskalna powinna spełniać normy, jakie narzuca Ministerstwo Finansów. Uprawnia to podatnika do odliczenia ulgi podatkowej na zakup kasy.

Podczas instalowania kasy musi zostać przeprowadzona fiskalizacja, która polega na wpisaniu numeru NIP przedsiębiorcy do pamięci urządzenia. Jest to proces jednorazowy dokonywany przez serwisanta. Po ustawieniu numeru nie ma możliwości jego zmiany. Podatnik, w ciągu 7 dni od fiskalizacji kasy, musi zgłosić dane urządzenia w urzędzie skarbowym. Otrzyma wówczas numer ewidencyjny dla kasy fiskalnej, który powinien znaleźć się na kasie.

Posiadanie kasy fiskalnej wiąże się z koniecznością sporządzania dobowych i miesięcznych (do 25. dnia następnego miesiąca) raportów fiskalnych. Należy także regularnie przeprowadzać przegląd techniczny urządzenia, nie rzadziej, niż co dwa lata.