Aktualność "Kto odpowiada za księgowość w firmie? "
Osoby
prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą muszą zadbać
o prawidłowe dopełnienie formalności, ponieważ błędy w tym
zakresie wiążą się z ponoszeniem określonej w przepisach
odpowiedzialności.
Aby
zminimalizować potencjalne dodatkowe koszty wynikające z tego,
wielu przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych lub
zatrudnia pracowników zajmujących się księgowością. Co
ważne, całkowite uniknięcie tej odpowiedzialności nie jest jednak
możliwe.
Księgowością
w kontekście prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej
można określić ogół czynności związanych z dopełnianiem
formalności wynikających z przepisów. W praktyce oznacza to
prowadzenie właściwych ewidencji w odpowiedni sposób,
obliczanie kwot podatków, składanie deklaracji podatkowych,
czy też przechowywanie dokumentacji. Przedsiębiorca może tych
czynności dopełniać na trzy sposoby:
korzystając z usług biura rachunkowego,
zatrudniając pracownika dedykowanego do księgowości,
samodzielnie
Jednak
niezależnie od wyboru, w każdym z wymienionych przypadków,
jednoosobowy przedsiębiorca zawsze sam ponosi pełną
odpowiedzialność za prawidłowe sporządzanie dokumentacji, a także
opłacanie podatków i składek ZUS. Odpowiada z tego tytułu
całym swoim majątkiem. Dotyczy to także dodatkowych kosztów
związanych z nieprawidłowościami w tym zakresie, takich jak:
odsetek od nieterminowo opłacanych należności,
opłat prolongacyjnych,
domiaru podatku,
innych należności.
Prowadzenie
księgowości firmy jednoosobowego przedsiębiorcy wiąże się z
ponoszeniem odpowiedzialności za zobowiązania publicznoprawne z
czym może się wiązać odpowiedzialność karnoskarbowa. W
kontekście prowadzenia firmy, odpowiedzialność za zobowiązania
publicznoprawne jest przede wszystkim związane z terminowym
opłacaniem podatków i składek ZUS w należytych kwotach.
Wiąże się z nią także odpowiedzialność karnoskarbowa, która
dodatkowo nakłada na przedsiębiorcę obowiązki dotyczące
prawidłowego prowadzenia dokumentacji. Innymi słowy, Kodeks Karny
Skarbowy przewiduje jakie czyny mogą zostać uznane za nieprawidłowe
oraz precyzuje maksymalny wymiar kar, które za nie grożą.
Powierzenie
księgowości biuru rachunkowemu, czyli firmie prowadzącej
działalność gospodarczą w zakresie księgowości jest
najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców,
których działalność wymaga stosunkowo skomplikowanych
rozliczeń, a zatem istnieje ryzyko błędów (np. prowadzenie
KPiR, rozliczania VAT, rozliczania pracowników).
Co
prawda, to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe
rozliczenia, ale w takim modelu ma możliwość dochodzenia
odszkodowania od biura rachunkowego w przypadku odprowadzenia
należności z tego tytułu powstaje wówczas, gdy
przedsiębiorca ponosi dodatkowe koszty związane z np.
nieprawidłowym obliczeniem wysokości podatku, czy przesłaniem
deklaracji do danej instytucji, o ile uchybienia te wynikną z winy
biura rachunkowego. O tym fakcie może w dużej mierze decydować
umowa o świadczenie usługi księgowej z danym biurem, dlatego
nawiązując współpracę należy uważnie się jej
przyjrzeć. Taka umowa powinna jasno i precyzyjnie określać zakres
obowiązków:
biura rachunkowego, np. prowadzenie podatkowej księgi przychodów
i rozchodów, rejestru VAT, czy sporządzanie deklaracji ZUS
przedsiębiorcy, np. rodzaje i terminy, w jakich należy dostarczyć
dokumenty biuru rachunkowemu
W
praktyce oznacza to zazwyczaj, że przedsiębiorca może domagać się
odszkodowania tylko wówczas, gdy dopełnił swoich obowiązków
w należyty sposób (np. dostarczył dokumenty w terminie
zgodnym z umową, czy też wystawiał faktury sprzedażowe zgodne z
prawem i we właściwych terminach). Ponadto, dobrze aby umowa
wskazywała ubezpieczyciela, z którym biuro rachunkowe zawarło
umowę ubezpieczenia oraz wysokość wynikającej z niej sumy
ubezpieczenia. Przepisy nakładają na biura rachunkowe obowiązek
wykupienia ubezpieczenia świadczonych usług księgowych na
określoną kwotę, ale może ona być wyższa.
Zatrudnienie
w firmie pracownika na stanowisku księgowego zwykle oznacza wyższe
koszty, niż skorzystanie z usług biura rachunkowego. Takie
rozwiązanie wiąże się z odmiennym ukształtowaniem
odpowiedzialności odszkodowawczej pracownika zależnym od tego, czy
jest zatrudniony na podstawie umowy zlecenia, czy na podstawie umowy
o pracę. Niezależnie jednak od rodzaju umowy, taki pracownik nie
musi dysponować certyfikatem księgowym Ministra Finansów ani
posiadać OC, gdyż takie wymagania dotyczą osób usługowo
prowadzących księgowość.
Księgowy
pracujący na podstawie umowy zlecenia daje przedsiębiorcy w
teorii takie same opcje związane z odszkodowaniem, jak biuro
rachunkowe. W praktyce jednak, jeśli nie prowadzi działalności
gospodarczej może nie dysponować ubezpieczeniem OC, co oznacza, że
dochodzenie swoich praw w razie błędów takiego
zleceniobiorcy jest trudniejsze. Zawarte powyżej uwagi dotyczące
treści umowy z biurem rachunkowym warto też zastosować spisując
umowę zlecenie z księgowym.
Natomiast
odpowiedzialność odszkodowawcza księgowego zatrudnionego na
podstawie umowy o pracę jest taka sama, jak odpowiedzialność
wszystkich innych pracowników – według ogólnej
zasady, ogranicza się do równowartości trzymiesięcznego
wynagrodzenia. Wyjątkiem od tej zasady jest umyślne uchybienie, ale
w praktyce taki czyn może być bardzo trudny do udowodnienia.
Oczywiście, księgowy zatrudniony na umowę o pracę także może
dysponować ubezpieczeniem OC, które może dla niego wykupić
sam pracodawca.
Samodzielne prowadzenie
księgowości własnej firmy ma tę zaletę, że pozwala na
zaoszczędzenie kwoty, którą należałoby zapłacić za
usługę księgową (niezależnie od tego, kto się nią zajmuje). To
rozwiązanie ma jednak pewne minusy związane z dopełnianiem
formalności, o które trzeba dbać samodzielnie. Może to
wiązać się z większym ryzykiem popełnienia błędów i
ponoszenia ich konsekwencji, bez możliwości domagania się
jakiegokolwiek odszkodowania. Jak nietrudno się domyślić, im
bardziej skomplikowane rozliczenia, tym większe ryzyko błędów
i związanych z nimi konsekwencji. Co za tym idzie, samodzielne
prowadzenie księgowości może nie być dobrym rozwiązaniem dla
firm, które prowadzą skomplikowane rozliczenia, w tym
rozliczają VAT, a także zatrudniają pracowników na umowy o
pracę.
Np. odprowadzając
należności publicznoprawne (podatki, składki ZUS) w
niepełnej wysokości, przedsiębiorca nie ma możliwości
rekompensaty poniesionych z tego tytułu dodatkowych kosztów.
Analogicznie jest w przypadku nierzetelnego prowadzenia ksiąg
podatkowych (np. KPiR), czy wystawiania wadliwych faktur, co jest
zagrożone karami określonymi w Kodeksie Karnym Skarbowym.