Choć
przepisy podatkowe nie przewidują wystawiania faktur pro forma,
przedsiębiorcy chętnie posługują się nimi w kontaktach
handlowych. Wystawienie faktury pro forma nie rodzi obowiązków
podatkowych, lecz na jej podstawie kontrahent może dokonać
płatności za towar lub usługę. Kiedy transakcję warto poprzedzić
wystawieniem faktury pro forma?
Przepisy
podatkowe przewidują wstawianie przez przedsiębiorców faktur
różnego rodzaju, m.in. faktur VAT, VAT- marża, zaliczkowych,
korygujących i wiele innych. Nie znajdziemy natomiast w przepisach
uregulowań dotyczących faktur pro forma. W związku z tym, że
faktury pro forma nie są wspomniane w przepisach, nie mogą być
dowodami księgowymi. Nie wolno zatem wystawionej faktury pro forma
ująć w rejestrze sprzedaży, księdze rachunkowej ani posłużyć
się w jakimkolwiek innym celu podatkowym.
Mimo
to faktury pro forma są chętnie wykorzystywane przez
przedsiębiorców. Faktura pro forma zawiera wszystkie
elementy, które ma zwykła faktura VAT (z wyjątkiem tytułu,
w którym jest napisane faktura pro forma) i może być
wykorzystywana jako zapowiedź lub wizualizacja przyszłej faktury,
którą otrzyma kontrahent.
Choć
przepisy podatkowe milczą na temat faktur pro forma, tego rodzaju
fakturę można potraktować jako ofertę w rozumieniu Kodeksu
cywilnego. Kodeks cywilny określa, że oświadczenie drugiej stronie
woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne
postanowienia tej umowy. Faktura pro forma zawiera zaś wszystkie
dane jakie znajdują się w typowej umowie, tj. oznaczenie stron,
przedmiot sprzedaży oraz termin płatności. Tym samym, dokonanie
zapłaty przez kontrahenta na podstawie danych zawartych w fakturze
pro forma skutkuje zawarciem umowy sprzedaży przez przyjęcie
złożonej oferty. Faktura pro forma nie stanowi formalnego wezwania
do zapłaty, może natomiast być ofertą sprzedaży i przyrzeczeniem
dostarczenia usługi lub towaru po wskazanej cenie dopiero po
uregulowaniu należności.
Załóżmy,
że przedsiębiorca otrzyma e-mail od nieznanego wcześniej klienta z
zamówieniem wydrukowania wizytówek. Przedsiębiorca
realizuje usługę, a następnie w ciągu 7 dni musi wystawić
fakturę VAT, gdyż taki obowiązek wynika z przepisów. Jeżeli
klient okaże się nieuczciwy, przedsiębiorca może być stratny
podwójnie- nie dość że nie otrzyma wynagrodzenia, to
jeszcze musi zapłacić podatek VAT wynikający z faktury. Przed
takim obrotem sprawy, przedsiębiorcę może uchronić wystawienie
faktury pro forma zanim dojdzie do zrealizowania zamówienia.
Wówczas faktura pro forma stanowi przyrzeczenie zrealizowania
zamówienia pod warunkiem otrzymania wcześniej zapłaty.
Faktura pro forma może w takim wypadku opiewać zarówno na
zaliczkę, jak i na całą kwotę zamówienia.
Wystawienie
faktur pro forma to częsta praktyka wśród m.in. firm
poligraficznych, stosowana zwłaszcza wobec nowych klientów.
Gdy kontakty handlowe z klientem okazują się bezproblemowe, wtedy
dalsza współpraca odbywa się już zazwyczaj w oparciu o
zwykłe faktury VAT z określonym terminem płatności, z pominięciem
faktur pro forma.
Otrzymanie
zapłaty wynikającej z faktury pro forma rodzi u przedsiębiorcy
konsekwencje podatkowe i należy wówczas wystawić fakturę
VAT, która umożliwia zaksięgowanie kwoty. Jeśli
faktura pro forma opiewa tylko na część kwoty zamówienia,
po otrzymaniu zapłaty przedsiębiorca powinien wystawić fakturę
zaliczkową, a następnie w ciągu 7 dni od dostarczenia towaru lub
usługi wystawić ostateczną fakturę VAT pomniejszoną o wartość
wynikającą z faktury zaliczkowej.
Źródło: money.pl