Aktualność "Zatrudnianie członków rodziny w małej firmie"
Duża
część przedsiębiorców decyduje się zatrudniać członków
rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym,
zwłaszcza w trakcie sezonu, jeśli zarobki firmy wiążą się z
turystyką. Jest to zapewne bezpieczniejsze rozwiązanie niż
korzystanie z usług pracowników sezonowych.
Rodzina
zatrudniona w firmie to zgodnie z Ustawą o systemie ubezpieczeń
społecznych tzw. osoby współpracujące. Osobami
współpracującymi mogą być:
małżonek
dziecko własne lub przysposobione
dziecko małżonka
przysposobione dziecko małżonka
rodzic
macocha
ojczym
osoba przysposabiająca
Powyżej
wymienione osoby muszą pozostawać we wspólnym gospodarstwie
domowym z przedsiębiorcą i współpracować z nim przy
prowadzeniu firmy. Warto pamiętać, że osobami współpracującymi
nie są inne osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie
domowym, nawet jeśli pomagają prowadzić firmę, np. konkubent czy
współlokator.
Prawo
nie określa minimalnego lub maksymalnego wymiaru czas pracy, jaki
osoba współpracująca może przeznaczyć na rzecz firmy. Może
to być zarówno praca wykonywana sporadycznie (dorywczo), jak
i codziennie, np. przez kilka godzin.
Przedsiębiorca
może zatrudniać członków rodziny bez dopełnienia
formalności lub formalnie (na podstawie spisanej umowy o pracę, o
dzieło lub zlecenia). W przypadku zawarcia umowy o pracę,
nieodpłatnej umowy zlecenia lub umowy o dzieło, członek rodziny
zawsze jest traktowany przez ZUS i urząd skarbowy jak osoba
współpracująca, a nie jak zatrudniony pracownik.
Zgłoszenia
osoby współpracującej do ZUS należy dokonać w terminie 7
dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, czyli od dnia
rozpoczęcia współpracy. Przedsiębiorca powinien tego
dokonać na formularzu ZUS ZUA. Przedsiębiorca staje się w takiej
sytuacji płatnikiem składek ZUS, powinien więc także dodatkowo
złożyć zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA.
Gdy
osoba współpracująca przestanie świadczyć pracę na rzecz
firmy przedsiębiorcy, powinna zostać wyrejestrowana z ZUS za pomocą
druku ZUS ZWUA. Przedsiębiorca powinien złożyć zgłoszenie
wyrejestrowania w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu. Ponadto,
w takim przypadku należy wyrejestrować płatnika składek ZUS za
pomocą druku ZUS ZWPA.
Niezależnie
od czasu, jaki osoba współpracująca przeznacza na pracę w
firmie, przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacenia za nią
składek ZUS. W tej kwestii jednak inaczej traktowane są osoby
zatrudnione na umowę o pracę, umowę o dzieło i pracujące
nieodpłatnie, a inaczej na odpłatną umowę zlecenie.
Za
osoby współpracujące (członków rodziny) zatrudnione
na etacie, na umowę o dzieło lub pracującej nieodpłatnie,
przedsiębiorca musi zapłacić składkę ZUS analogiczną jak za
przedsiębiorcę. Osób współpracujących nie dotyczy
ZUS preferencyjny, dlatego trzeba opłacać składkę nie mniejszą
niż wyliczoną od 60 procent przeciętnego miesięcznego
wynagrodzenia w poprzednim kwartale (tzw. duży ZUS). Obecnie jest to
kwota w granicach 950 zł. Warto pamiętać, że składka ZUS za
osobę współpracującą nie zależy od wysokości jej
wynagrodzenia, więc sytuacja jest opłacalna, gdy osoba
współpracująca ma wysokie zarobki.
Natomiast
gdy osoba współpracująca jest zatrudniona przez
przedsiębiorcę na podstawie odpłatnej umowy zlecenia, sposób
opłacania składek ZUS jest taki sam, jak w przypadku osób
niespokrewnionych. W tej sytuacji członek rodziny wykonujący pracę
na rzecz przedsiębiorcy jest tratowany jak zwykły zleceniobiorca, a
nie jak osoba współpracująca.
Zdarza
się, że do pomocy w prowadzeniu działalności gospodarczej,
przedsiębiorca zatrudnia członków rodziny, którzy
jednocześnie pracują u innego pracodawcy. Wówczas należy
płacić za nich tylko ubezpieczenie zdrowotne, pod warunkiem, że u
innego pracodawcy pracują na umowę o pracę z przynajmniej
minimalnym wynagrodzeniem.
Przedsiębiorca
powinien każdego miesiąca przekazywać za osobę współpracującą
odpowiednie formularze ZUS:
ZUS RCA- imienny raport miesięczny o należnych składkach i
wypłaconych świadczeniach lub ZUS RZA- raport imienny o należnych
składkach na ubezpieczenie zdrowotne, gdy przedsiębiorca opłaca
za osobę współpracującą tylko ten rodzaj składki,
deklarację rozliczeniową ZUS DRA, sporządzoną na podstawie
imiennych raportów miesięcznych.
Opłacone
przez przedsiębiorcę składki ZUS za osobę współpracującą
mogą być zaliczone do kosztów związanych z pozarolniczą
działalnością gospodarczą. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne
osoby współpracującej (w wysokości 7,75 proc. podstawy
wymiaru składki) przedsiębiorca odlicza od podatku dochodowego.
Wynagrodzenie,
które właściciel firmy wypłaca osobie współpracującej
nie może być niestety zaliczone do kosztów związanych z
prowadzeniem firmy, tak jak ma to miejsce w przypadku pracownika,
który jest dla niego obcą osobą. Zasada ta ma zastosowanie
również w sytuacji, gdy między przedsiębiorcą a
współpracującym małżonkiem istnieje rozdzielność
majątkowa. Należy pamiętać o tym by wynagrodzenie osoby
współpracującej było ustalone w wysokości zbliżonej do
wynagrodzenia rynkowego. Urząd skarbowy może nałożyć kary,
jeżeli stwierdzi, że wynagrodzenie jest zaniżone i nie odpowiada
wartości pracy wykonywanej przez osobę współpracującą.
Jednak
do kosztów mogą być zaliczone inne wydatki związane z
zatrudnieniem osoby współpracującej- diety, koszty podróży
służbowej, wydatki na kursy i szkolenia czy koszty związane z
użytkowaniem firmowego samochodu.
Warto
pamiętać, że nieodpłatna praca traktowana jest w przepisach jak
przychód, od którego przedsiębiorca musi zapłacić
podatek dochodowy. Od tej zasady istnieje jednak wyjątek, który
dotyczy osób współpracujących, czyli rodziny.
Obowiązek
opodatkowania nieodpłatnej pracy nie ma zastosowania wtedy, gdy na
rzecz przedsiębiorcy pracują osoby, z którymi jest blisko
spokrewniony, czyli zaliczające się do I i II grupy podatkowej w
rozumieniu przepisów o podatku od spadków darowizn. Do
tych grup zaliczają się m.in. następujące osoby:
małżonek
zstępni (dzieci własne i przysposobione, wnuki, prawnuki)
Trzeba
pamiętać o tym, że to przedsiębiorca jest zobowiązany do tego,
aby w trakcie roku odliczać i odprowadzać należne zaliczki na
podatek dochodowy za osobę współpracującą. Składki te
powinny być wypłacane do urzędu skarbowego, właściwego dla
przedsiębiorcy.
Po
zakończeniu roku podatkowego (do końca lutego następnego
roku), przedsiębiorca powinien sporządzić PIT-11, czyli informację
o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy osoby
współpracującej. Jeden egzemplarz dokumentu przekazuje
osobie współpracującej, zaś drugi przesyła do urzędu
skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania osoby
współpracującej.Do końca stycznia następnego roku
przedsiębiorca powinien również złożyć deklarację PIT-4R
za zakończony rok podatkowy, w której informuje o pobranych
zaliczkach na podatek dochodowy osoby współpracującej.
Dokument ten powinien zostać wysłany do urzędu skarbowego
właściwego dla przedsiębiorcy ze względu na jego adres
zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej.
Gdy osoba współpracująca świadczy prace nieodpłatnie na
rzecz właściciela firmy, nie ma on obowiązku składania do urzędu
skarbowego deklaracji, związanych z opodatkowaniem dochodu osoby
współpracującej.
Pomimo tego, że przedsiębiorca nie może zaliczyć wynagrodzenia
osoby współpracującej do kosztów związanych z
działalnością firmy, wynagrodzenie to stanowi dla osoby
współpracującej dochód. Powinien on zostać
uwzględniony w rocznej deklaracji PIT i opodatkowany. W związku z
powyższym, w przypadku zatrudniania osób współpracujących
można mówić o podwójnym opodatkowaniu wynagrodzenia -
u przedsiębiorcy i u osoby współpracującej.