Aktualność "Co warto wiedzieć o zaliczce i zadatku w działalności gospodarczej?"
Przedsiębiorcy
często korzystają z przedpłaty w postaci zaliczki lub zadatku w
celu zabezpieczenia realizacji umowy. Między zadatkiem a zaliczką
istnieją jednak ważne różnice, które wpływają na
sposób realizacji wzajemnych zobowiązań i co za tym idzie,
także kwot wręczanych jako zaliczka bądź zadatek. Co warto
wiedzieć o zaliczkach i zadatkach oraz jak księgować takie
rozliczenia?
Zaliczka
to część należności za towar lub usługę, wpłacana z góry
na jej poczet. Prócz ogólnej funkcji zabezpieczenia
umowy, może ona służyć np. pokryciu wydatków usługodawcy
związanych z realizacją usługi lub kosztów ubocznych
związanych z dostawą towaru (np. transportem). Gdy w umowie między
kontrahentami nie zostało sprecyzowane czym jest przedpłata,
przyjmuje się, że jest to zaliczka.
W
przypadku braku realizacji umowy, niezależnie od przyczyn i bez
względu na to po której stronie te przyczyny wystąpiły,
strona przyjmująca zaliczkę powinna zwrócić przedpłatę
stronie wpłacającej. Zwrot zaliczki nie wyklucza jednak możliwości
dochodzenia przez którąkolwiek ze stron roszczeń
odszkodowawczych w związku z brakiem realizacji umowy.
Jeżeli
jednak sprzedawca poniósł w związku z realizacją umowy
jakieś koszty, a zamawiający towar lub usługę z niej zrezygnował,
to sprzedawcy może przysługiwać roszczenie o zapłatę określonej
kwoty, którą w dodatku może potrącić z kwoty zwracanej
zaliczki. Decydujące znaczenie mają jednak zawsze okoliczności
danego przypadku oraz zapisy w umowie, która może taką
sytuację wykluczyć.
Pojęcie
zadatku określa Kodeks cywilny (art. 394). Podobnie
jak zaliczka, zadatek może być przedpłatą pieniężną związaną
z realizacją danej umowy. Ponadto taka przedpłata może też mieć
formę wręczenia określonej rzeczy. Zadatek ma na celu
zabezpieczenie wykonania umowy, a jego mechanizm jest tak
skonstruowany, że zabezpiecza obie strony.
Istotą
zadatku jest to, że w przypadku niewykorzystania zawartej umowy
przez jedną ze stron, druga strona może odstąpić od umowy bez
wyznaczenia dodatkowego terminu. Jeśli kupujący, który
wpłacił zadatek, chce zrezygnować z transakcji, traci wpłaconą
kwotę na rzecz kontrahenta. Natomiast gdy umowę chce zerwać
strona, która otrzymała zadatek musi go zwrócić
wpłacającemu w podwójnej wysokości. Zadatek ma
zagwarantować, że umowa dojdzie do skutku, a w przeciwnym razie
zapewnia finansową rekompensatę stronie, która nie ponosi
winy za zerwanie umowy.
Zdarza
się jednak, że umowa nie dochodzi do skutku z przyczyn niezależnych
od kontrahentów lub strony anulują umowę za porozumieniem.
Wówczas zadatek powinien zostać zwrócony stronie
wpłacającej bez obowiązku płacenia podwójnej jego
wysokości.
W
przeciwieństwie do zaliczki, w przypadku zwrotu zadatku w podwójnej
wysokości, sprzedający towar lub świadczący usługę nie ma
możliwości odliczenia od niego kosztów, które poniósł
w związku z realizacją umowy.
Zgodnie
z zasadą opisaną w przypadku zaliczki, przedpłata staje się
zadatkiem tylko, gdy mówi o tym umowa pomiędzy kontrahentami.
Ponadto, tylko wówczas mają zastosowanie opisane powyżej
zasady dotyczące zadatku. Jeśli w umowie nie ma odpowiedniego
zastrzeżenia, uznaje się, że przedpłata to zaliczka.
Pod
względem księgowym, nie ma różnicy pomiędzy zadatkiem a
zaliczką. Przedpłatę w postaci zaliczki lub zadatku dokumentuje
się za pomocą faktury VAT.
Dokument
ten powinien być wystawiony najpóźniej 7 dnia od otrzymania
wpłaty. Jeśli między otrzymaniem przedpłaty a wykonaniem towaru
lub wykonaniem usługi nie minęło więcej niż 7 dni, nie trzeba
wystawić oddzielnej faktury zaliczkowej. Wtedy wystarczy, że na
fakturze VAT dokumentującej sprzedaż przedsiębiorca umieści
adnotację o otrzymaniu zaliczki lub zadatku. Gdy wcześniej
przedsiębiorca wystawił oddzielną fakturę na przedpłatę (tzw.
fakturę zaliczkową), faktura końcowa wystawiona po wydaniu towaru
lub wykonaniu usługi powinna uwzględniać różnicę między
ceną sprzedaży a otrzymaną przedpłatą.
Jeżeli
faktura zaliczkowa obejmuje całość należności, nie ma potrzeby
wystawiania faktury końcowej. W tym przypadku należy wystawić
podpisany przez obydwie strony protokół odbioru
potwierdzający wykonanie umowy.
Jeśli
wpłaty zaliczki lub zadatku dokonuje osoba prywatna, a
przedsiębiorca korzysta z kasy fiskalnej, wpłata takiej przedpłaty
powinna być na niej zarejestrowana. Gdy firma nie posługuje się
kasą fiskalną, przedpłata może być potwierdzona wystawieniem
faktury dla osoby prywatnej lub wpisaniem wpłaty w ewidencji
sprzedaży.
Przedpłaty
wpłacone na poczet przyszłych dostaw towarów lub jeszcze
niewykonanych usług, nie stanowią kosztów uzyskania
przychodu. Co za tym idzie, zadatek lub zaliczka nie stanowią ani
dochodu dla sprzedającego, ani kosztu dla kupującego aż do momentu
wydania towaru lub wykonania usługi. Faktur zaliczkowych nie ujmuje
się w KPiR w momencie zapłaty zaliczki.
Wpłacona
zaliczka lub zadatek mogą zostać zaksięgowane jako koszt lub
dochód dopiero po sfinalizowaniu umowy. Tym samym, księgowanie
następuje na podstawie faktury końcowej lub protokołu odbioru
wykonania umowy oraz wszystkich wcześniej wystawionych faktur
zaliczkowych, niezależnie od tego kiedy te faktury zostały
wystawione.
Odmiennie
sprawa wygląda w przypadku rozliczania VATu od faktur zaliczkowych.
Obowiązek podatkowy wynikający z Ustawy o VAT powstaje w chwili
wpłaty zaliczki, a nie w momencie dostawy towaru lub wykonania
usługi. Dlatego też obie strony transakcji muszą od razu rozliczyć
kwotę podatku VAT z faktury dokumentującej zaliczkę lub zadatek.
Co za tym idzie, w momencie wykonania usługi i wystawienia faktury
końcowej, rozliczeniu podlega tylko ta część VAT, która
nie została dotychczas rozliczona na fakturze zaliczkowej.
Źródło:
money.pl