W praktyce księgowej problemy sprawia właściwe ujęcie odszkodowań wypłacanych przez ubezpieczycieli w związku z wypadkami komunikacyjnymi, w których uczestniczą samochody firmowe. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt. 32 lit. g) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) wartość takiego odszkodowania zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych w momencie otrzymania decyzji ubezpieczyciela o jego przyznaniu. Data otrzymania decyzji decyduje o sposobie ujęcia odszkodowania. Możemy w związku z tym wyróżnić co najmniej trzy warianty księgowań.

Jeśli decyzję o przyznaniu odszkodowania jednostka uzyska przed zamknięciem ksiąg za rok obrotowy, w którym poniesiono szkodę, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, wartość odszkodowania można zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych w korespondencji z pozostałymi rozrachunkami. Pozwoli to na zachowanie współmierności przychodów i kosztów związanych z poniesioną stratą w składnikach majątku.

W tym przypadku saldo na koncie „Pozostałe rachunki” zostanie wykazane w bilansie po stronie aktywów w pozycji B.II.2 lit. c) jako inne należności krótkoterminowe.

Inaczej przebiegają księgowania, gdy decyzja o odszkodowaniu wpłynie po zamknięciu ksiąg rachunkowych oraz po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok, w którym poniesiono szkodę. Wówczas roszczenie o odszkodowanie rozlicza się w księgach rachunkowych za pośrednictwem konta „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. W korespondencji z pozostałymi rozrachunkami (art. 41 ust. 1 ustawy).

W bilansie znajdą się dwa salda związane z odszkodowaniem: saldo debetowe konta „Pozostałe rozrachunki”, w aktywach w pozycji B.II.2 lit. c) jako inne należności krótkoterminowe oraz saldo kredytowe konta po stronie pasywów w pozycji B.IV.2 jako inne krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

Możliwy jest również trzeci przypadek. Ubezpieczyciel przyznaje odszkodowanie w roku wystąpienia szkody, a jej naprawa następuje w następnym roku. Zgodnie z art. 35d ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy jednostka utworzy rezerwę na koszty związane z usuwaniem szkody, którą zaliczy do pozostałych kosztów operacyjnych roku wystąpienia szkody.

Otrzymanie odszkodowania wywiera też skutki m.in. w podatku dochodowym. Do kosztów podatkowych nie można zaliczyć m.in. wydatków na remonty powypadkowe tych samochodów firmowych, które nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym AC (art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o CIT). Ta reguła wywiera skutki w zakresie przychodów podatkowych. Podatnik zaliczy do przychodów odszkodowanie w całości, jeżeli samochód był objęty ubezpieczeniem AC (art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT i art. 12 ust. 4 pkt 6a ustawy o CIT). Jeżeli tego ubezpieczenia nie było, przychodem będzie nadwyżka odszkodowania nad poniesionymi kosztami remontu powypadkowego.

Przykłady
Odszkodowanie przyznane:

1. Przed zamknięciem ksiąg
Samochód jednostki objęty ubezpieczeniem AC uległ wypadkowi w grudniu 2010r. Odszkodowanie przyznano w wysokości ceny netto (księgowania VAT pominięto) w lutym 2011r. Przed tą datą warsztat naprawił samochód. Sprawozdanie finansowe jednostki zatwierdzono w maju 2011r.

W takim przypadku przyznane odszkodowanie ujmuje się w księgach 2010r. zapisem: Wn konto „Pozostałe rozrachunki (z ubezpieczycielem)”

Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”.

2. Po zamknięciu ksiąg
Samochód jak w pkt. 1 odszkodowanie przyznano w wysokości ceny netto (księgowania VAT pominięto) w sierpniu 2011r. Przed tą datą warsztat naprawił samochód. Sprawozdanie finansowe jednostki zatwierdzono w czerwcu w 2011r.:

Księgi 2010r.

1. Zaliczenie odszkodowania do rozliczeń międzyokresowych przychodów (brak decyzji ubezpieczyciela o wypłacie odszkodowania):
Wn konto „Pozostałe rozrachunki (z ubezpieczycielem)”, Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Księgi 2011r.

2. Kwota przyznanego odszkodowania określona w decyzji:
Wn konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”, Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”.

3. W roku wystąpienia szkody
Samochód jak w pkt.1 w tym samym roku ubezpieczyciel przyznał odszkodowanie w wysokości ceny netto (księgowania VAT pominięto). Warsztat naprawił samochód w sierpniu 2011r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego jednostki:

Księgi 2011r.
utworzenie rezerwy:

Wn konto „Pozostałe koszty operacyjne”,
Ma konto „Rezerwy”,

2. Kwota przyznanego odszkodowania określona w decyzji:
Wn konto „Pozostałe rozrachunki (z ubezpieczycielem)”
Ma konto „Pozostałe przychody operacyjne”

Księgi 2011r.
wykorzystanie rezerwy- otrzymanie faktury z warsztatu za dokonaną naprawę
Wn konto „Rezerwy”,
Ma konto „Rozrachunki z dostawcami”.

Źródło: GP