Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego uniemożliwia dokonywanie w nich zmian.

Podmioty, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, powinny w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, czyli do 15 lipca, ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe. Termin ten dotyczy sytuacji, gdy zatwierdzenie nastąpiło 30 czerwca.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Może się jednak zdarzyć, że sprawozdanie nie zostanie zatwierdzone w tym terminie (brak zgody wspólników, brak opinii biegłego rewidenta, zawieszenie walnego zgromadzenia). Wówczas z zamknięciem ksiąg należy poczekać na podjęcie uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

W praktyce często się zdarza, że księgowi zapominają ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe za poprzedni rok obrotowy.

Może to spowodować poważne problemy, jeśli któraś z osób uprawnionych do wprowadzania zapisów księgowych omyłkowo lub celowo wprowadziła dodatkowe zapisy już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Ostateczne zamknięcie polega bowiem na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów w tych księgach rachunkowych.

Prowadzi to do sytuacji, w której księgi rachunkowe za dany rok obrotowy będą niezgodne z zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym, a to podważa zaufanie do całego systemu rachunkowości takiej jednostki. Z tego względu zaleca się, aby przed dokonaniem operacji zamknięcia ksiąg rachunkowych upewnić się, że dane w księgach są zgodne z zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym, a następnie niezwłocznie zamknąć księgi. Nie trzeba też czekać z ostatecznym zamknięciem do 15. dnia po zatwierdzeniu sprawozdania, gdyż można przeprowadzić tę operację wcześniej.

Źródło: GP